WooCommerce und Lexware Office verbinden: automatische Rechnungen ohne Schnittstellen-Chaos

Einleitung

Wer WooCommerce-Bestellungen automatisch in Lexware Office (früher lexoffice) verbuchen möchte, landet meistens bei einem der üblichen Verdächtigen: einem ERP-Tool, einer Middleware oder einem Connector-Plugin, das zwischen Shop und Buchhaltung vermittelt. Das funktioniert — bis es das nicht mehr tut. Jede zusätzliche Schicht bedeutet eine eigene Steuerberechnung, eigene Fehlerquellen und meist ein eigenes Abo obendrauf.

Nota Invoice Sync for Lexware Office geht den direkten Weg: Das Plugin verbindet Ihren WooCommerce-Shop über die offizielle Lexware Office Public API (api.lexware.io) — ohne ERP, ohne Middleware, ohne CSV-Export.

Warum eine direkte API-Anbindung?

Die meisten WooCommerce-↔-Lexware-Connectors berechnen die Steuer auf ihrer Seite neu und schicken einen fertigen Gesamtbetrag an Lexware, der dort erneut geprüft wird. Bei normal bepreisten Produkten fällt das nicht auf. Bei Cent-Beträgen — etwa Warenproben oder Duftmustern — kann dieser doppelte Rechenweg zu einer Abweichung von wenigen Hundertstel führen, und die Rechnung wird abgelehnt.

Nota Invoice Sync überträgt pro Position nur den Nettobetrag und den Steuersatz — nie einen vorberechneten Steuerbetrag. Lexware Office selbst berechnet jeden Steuerbetrag und die Summen. Es gibt keine zweite Berechnung, mit der etwas abweichen könnte.

Was die kostenlose Version bietet

• Rechnung (Entwurf oder festgeschrieben) mit einem Klick direkt aus der Bestellung erstellen.
• Kontaktabgleich: der passende Lexware-Kontakt wird per E-Mail-Adresse gefunden oder neu angelegt, und bei einer späteren Bestellung automatisch aktualisiert.
• Automatische Ermittlung der korrekten deutschen/EU-Steuerbehandlung — Inland, innergemeinschaftliche Lieferung (Reverse Charge), EU-Fernverkauf (OSS) oder Drittlandexport.
• Warnung auf der Einstellungsseite, wenn die Steuerkonfiguration Ihres Shops nicht zur Konfiguration Ihres Lexware-Office-Kontos passt — bevor daraus eine abgelehnte Rechnung wird.
• Rechnungsnummer und Status direkt in der Bestellliste und im Bestelldetail, inklusive einer manuellen „Status aktualisieren“-Schaltfläche, falls eine Rechnung direkt in Lexware Office festgeschrieben wurde.
• Testmodus: das vollständige Rechnungs-Payload wird geloggt, aber nicht gesendet — ideal, um alles vor der ersten echten Rechnung zu prüfen.

Erste Schritte

1. Plugin installieren und aktivieren (WooCommerce muss aktiv sein).
2. Unter WooCommerce → Lexware Invoices einen persönlichen API-Schlüssel eintragen, den Sie unter app.lexware.de/addons/public-api erstellen.
3. Auf „Save and test connection“ klicken. Dabei wird auch geprüft, ob Ihre Lexware-Steuerkonfiguration zur Steuertabelle Ihres Shops passt.
4. In einer Bestellung den Button „Create invoice now“ im Lexware-Office-Panel verwenden.

Was Pro zusätzlich automatisiert

Alles oben Genannte funktioniert in der kostenlosen Version uneingeschränkt — die Rechnung wird jedoch manuell, per Klick, erstellt. Nota Invoice Sync Pro übernimmt den manuellen Schritt und automatisiert alles, was danach passiert:

• Automatische Rechnungserstellung bei jedem Bestellstatus, den Sie festlegen — ohne manuellen Klick.
• PDF-Zustellung: die Rechnung wird der Bestell-E-Mail automatisch als PDF beigefügt, sobald sie festgeschrieben ist.
• PDF-Download — für Sie jederzeit im Bestellbildschirm, optional auch für Kunden unter „Mein Konto“.
• Zahlungserinnerungen (Mahnwesen) mit drei konfigurierbaren Stufen für überfällige Rechnungen.
• Zahlungsstatus-Abgleich: zweimal täglich wird geprüft, ob Lexware Office eine Rechnung bereits als bezahlt zeigt, inklusive automatischer Statusaktualisierung, falls eine Rechnung zwischenzeitlich direkt in Lexware Office festgeschrieben wurde.
• Gutschriften zu jeder Rechnung, mit einem Klick im Bestellbildschirm.
• Massenimport für Bestellungen aus der Vergangenheit — ratenbegrenzt und fortsetzbar, falls unterbrochen.

Steuerbehandlung im Detail

Der korrekte Lexware-Steuertyp wird automatisch aus der Bestellung ermittelt:

• Inland (DE → DE) — reguläre Nettorechnung mit dem üblichen Steuersatz.
• Innergemeinschaftliche Lieferung (Reverse Charge) — erkannt, wenn die Bestellung eine USt-IdNr. und keine Steuer enthält, genau das, was gängige EU-USt-Plugins bei einem verifizierten B2B-Kunden hinterlegen.
• EU-Fernverkauf (OSS) — B2C-Bestellungen in andere EU-Länder, behandelt gemäß der in Lexware Office hinterlegten Fernverkaufsregelung.
• Drittlandexport — Lieferungen außerhalb der EU, steuerfrei.
• Kleinunternehmer (§19 UStG) — ist Ihr Lexware-Office-Konto entsprechend markiert, werden Rechnungen automatisch ohne Umsatzsteuer erstellt.

Das Plugin überprüft oder überschreibt niemals, was WooCommerce (oder Ihr USt-Plugin) bereits entschieden hat — es übersetzt diese Entscheidung nur in die Felder, die Lexware Office erwartet.

Häufig gestellte Fragen

Ist das ein offizielles Lexware-Plugin?
Nein. Nota Invoice Sync ist ein unabhängiges Produkt und steht in keiner Verbindung zur Haufe-Lexware GmbH & Co. KG. Die Anbindung erfolgt über die offizielle Public API Ihres eigenen Lexware-Office-Kontos, mit einem selbst erstellten API-Schlüssel.

Ich kenne den Dienst noch als „lexoffice“ — ist das dasselbe?
Ja. lexoffice ist der frühere Name von Lexware Office. Das Plugin nutzt das aktuelle Gateway api.lexware.io.

Brauche ich Pro, um überhaupt Rechnungen erstellen zu können?
Nein. Die kostenlose Version erstellt uneingeschränkt viele Rechnungen — als Entwurf oder festgeschrieben — über den Button im Bestellbildschirm, inklusive vollständiger Steuerbehandlung. Pro nimmt Ihnen nur den manuellen Klick ab und automatisiert alles danach.

Welche Währungen werden unterstützt?
Ausschließlich EUR — das ist eine Einschränkung von Lexware Office, keine des Plugins. Bestellungen in einer anderen Währung werden übersprungen, mit einem entsprechenden Eintrag im Log.

Welche Daten werden an Lexware übertragen, und wann?
Nur bei Erstellung einer Rechnung: Name, Rechnungsadresse, E-Mail und die Positionen der Bestellung, übertragen an Ihr eigenes Lexware-Office-Konto über die offizielle API. Es wird nichts übertragen, bevor tatsächlich eine Rechnung erstellt wird.

Fazit

Eine direkte Anbindung an Lexware Office spart nicht nur eine zusätzliche Abo-Rechnung, sondern auch eine ganze Fehlerklasse: Wenn nur Nettobetrag und Steuersatz übertragen werden, gibt es schlicht keine zweite Berechnung mehr, die von Lexware Office abweichen könnte. Nota Invoice Sync for Lexware Office macht das kostenlos, unbegrenzt, für jede WooCommerce-Bestellung.