Nota Invoice Sync for Lexware Office

Installation

Nota Invoice Sync setzt voraus, dass WooCommerce installiert und aktiv ist — dies ist als feste Abhängigkeit hinterlegt, sodass WordPress das Plugin ohne aktives WooCommerce gar nicht erst aktivieren lässt.

Free (WordPress.org)

1. Gehen Sie in Ihrem WordPress-Adminbereich zu Plugins → Installieren.
2. Suchen Sie nach „Nota Invoice Sync for Lexware Office“.
3. Klicken Sie auf Jetzt installieren und anschließend auf Aktivieren.

Pro

1. Laden Sie die Plugin-ZIP-Datei nach dem Kauf aus Ihrem Konto auf wp-nota.com/lexware-invoice-sync herunter.
2. Gehen Sie zu Plugins → Installieren → Plugin hochladen, wählen Sie die ZIP-Datei aus und klicken Sie auf Jetzt installieren, anschließend auf Aktivieren.
3. Ist die kostenlose Version bereits aktiv, erkennt Pro dies automatisch und deaktiviert sie beim nächsten Laden einer Admin-Seite — Einstellungen und die Zuordnung Bestellung↔Rechnung werden gemeinsam genutzt, es geht beim Wechsel nichts verloren.
4. Aktivieren Sie Ihre Lizenz, wenn Freemius dazu auffordert. Ohne aktive Lizenz oder Testphase bleibt die Automatisierung von Pro vollständig inaktiv, es steht nur der Funktionsumfang der kostenlosen Version zur Verfügung.

Lexware Office-Konto verbinden

1. Gehen Sie zu WooCommerce → Lexware Invoices.
2. Erstellen Sie einen persönlichen API-Schlüssel unter app.lexware.de/addons/public-api und fügen Sie ihn in das Feld für den API-Schlüssel ein.
3. Klicken Sie auf Save and test connection.

Der Verbindungstest vergleicht außerdem die Steuerkonfiguration Ihres Lexware Office-Kontos mit der Steuertabelle Ihres Shops. Berechnet Ihr Shop für EU-Bestellungen die Umsatzsteuer des Bestimmungslands (One Stop Shop), Ihr Lexware Office-Konto ist aber auf deutsche Umsatzsteuer eingestellt, wird sofort eine Warnung angezeigt — bevor daraus eine abgelehnte Rechnung wird.

Ihre erste Rechnung

1. Öffnen Sie eine beliebige WooCommerce-Bestellung.
2. Suchen Sie das Panel „Lexware Office invoice“ in der Seitenleiste.
3. Klicken Sie auf Create invoice now.

Das Plugin ermittelt die korrekte Steuerbehandlung, findet oder erstellt den passenden Lexware-Kontakt anhand der E-Mail-Adresse des Kunden und sendet die Rechnung. Die resultierende Rechnungsnummer und der Status erscheinen im Bestelldetail sowie als eigene Spalte in der Bestellliste.

Entwurf vs. Festgeschrieben

Legen Sie unter Settings → Document mode fest, ob neue Rechnungen als Entwurf oder sofort festgeschrieben erstellt werden:

• Entwurf („Entwurf“) — kann in Lexware Office noch bearbeitet oder gelöscht werden, ist nicht gebucht und hat noch kein E-Rechnungs-Dokument (ZUGFeRD).
• Festgeschrieben — endgültig, GoBD-konform erfasst, das E-Rechnungs-Dokument wird erzeugt. Kann nur mit einer Gutschrift storniert, nie gelöscht werden.

Kontaktabgleich

Jede Rechnung verweist auf einen echten Lexware-Kontakt statt auf eine einmalige Adresse, da dies für Reverse-Charge- und Drittland-Steuertypen erforderlich ist. Bei jeder Bestellung:

• sucht das Plugin nach einem bestehenden Kontakt anhand der exakten E-Mail-Adresse des Kunden,
• legt einen neuen Kontakt an, falls keiner gefunden wird, und speichert die Kontakt-ID in der Bestellung,
• vergleicht bei einer späteren Bestellung desselben Kontakts die gespeicherten Daten mit der Bestellung und aktualisiert den Kontakt in Lexware Office, falls sich Name oder Adresse geändert haben (unter Nutzung von Lexwares „version“-Feld für optimistisches Sperren, um Konflikte zu vermeiden).

Steuerbehandlung

Der korrekte Lexware-Steuertyp wird direkt aus der Bestellung ermittelt:

• Inland — reguläre Netto-Rechnung zum üblichen Umsatzsteuersatz.
• Innergemeinschaftliche Lieferung (Reverse Charge) — erkannt, wenn die Bestellung eine USt-IdNr. und eine Steuer von 0 % enthält, wie es gängige EU-USt-Plugins bei einem validierten B2B-Kunden erzeugen.
• EU-Fernverkauf (OSS) — B2C-Bestellungen in andere EU-Länder, behandelt gemäß der Fernverkaufseinstellung Ihres Lexware Office-Kontos.
• Drittlandexport — Lieferungen außerhalb der EU, steuerfrei.
• Kleinunternehmer (§19 UStG) — ist Ihr Lexware Office-Konto als Kleinunternehmer markiert, werden Rechnungen automatisch ohne Umsatzsteuer erstellt.

Das Plugin überprüft oder überschreibt niemals, was WooCommerce (oder Ihr USt-Plugin) bereits entschieden hat — es überträgt diese Entscheidung nur in die von Lexware Office erwarteten Felder.

Liefer-/Leistungsdatum & Zeitraum

Lexware Office benötigt auf jeder Rechnung ein Liefer-/Leistungsdatum (Leistungsdatum). Unter Settings → Invoice content:

• Supply date offset — 0 bedeutet, das Leistungsdatum entspricht dem Bestell-/Zahlungsdatum, für die meisten Shops korrekt. Werden Waren auf Bestellung gefertigt, tragen Sie hier die typische Vorlaufzeit in Tagen ein.
• Delivery range end — leer lassen für ein einzelnes Datum. Setzen Sie einen Wert, um stattdessen einen Lieferzeitraum anzuzeigen (z. B. „06.07.2026 bis 14.07.2026“).

Das Rechnungsdatum selbst wird nie verschoben — nur dieses auf dem Dokument angezeigte Liefer-/Leistungsdatum.

Testmodus

Unter Settings → Diagnostics baut der Testmodus die vollständige Rechnungs-Nutzlast auf und schreibt sie ins Log, ohne etwas an Lexware Office zu senden. Dies gilt einheitlich für das gesamte Plugin — einschließlich Kontaktsuche, der täglichen Verbindungsprüfung und der manuellen Schaltfläche „Check payment status“. Solange der Testmodus aktiv ist, wird nirgendwo eine API-Anfrage gestellt.

Protokolle finden Sie unter WooCommerce → Status → Logs, Quelle „nota-invoice-sync“.

Automatische Rechnungserstellung PRO

Wählen Sie unter Settings → When to create invoices die Bestellstatus, die automatisch eine Rechnung auslösen sollen — in Bearbeitung, in Wartestellung, abgeschlossen oder ausstehend für Shops mit Kauf auf Rechnung. Der Vorgang läuft über den Action Scheduler im Hintergrund, sodass Kunden beim Checkout nie auf einen API-Aufruf warten müssen.

• Für die meisten Status gilt eine kurze Verzögerung (10 Sekunden), für „ausstehend“ eine längere (5 Minuten), damit sich die Bestellung setzen kann, bevor daraus ein Dokument wird.
• Abgebrochene Bestellvorgänge werden automatisch erkannt und übersprungen — eine Bestellung ohne Zahlungsart, ohne Rechnungs-E-Mail oder ohne Positionen wird nie berechnet.
• Eine Bestellung kann nie zwei automatische Rechnungen erhalten; die Prüfung auf bereits vorhandene Rechnungen läuft unter derselben Sperre wie bei der manuellen Erstellung.

Massenaktionen & Großimport PRO

Zwei unterschiedliche Werkzeuge für zwei unterschiedliche Situationen:

• Massenaktion — wählen Sie in der Bestellliste Bestellungen aus und wählen Sie „Create Lexware invoice“, um sie sofort einzureihen.
• Großimport — auf einem eigenen Adminbildschirm, um Monate an bestehenden Bestellungen auf einmal abzurechnen. Filtern Sie nach Zeitraum und Status; der Import arbeitet passende Bestellungen in kleinen Batches ab (15 Bestellungen pro Durchlauf, einige Sekunden Abstand, 90 Sekunden zwischen den Durchläufen), um sicher unter Lexwares API-Limit von 2 Anfragen/Sekunde zu bleiben.

Der Großimport ist fortsetzbar: Bei einer Unterbrechung wird genau dort weitergemacht, wo aufgehört wurde, bereits berechnete Bestellungen werden immer übersprungen.

PDF-Zustellung & -Download PRO

Unter Settings → Automation → PDF delivery:

• Attach the invoice PDF to WooCommerce order emails — wird automatisch angehängt, sobald eine Rechnung festgeschrieben ist.
• Let customers download the invoice PDF from My Account — standardmäßig deaktiviert. Bei Aktivierung erscheint eine Download-Schaltfläche auf der Bestellansicht des Kunden.

Administratoren können das PDF einer festgeschriebenen Rechnung unabhängig von dieser Einstellung jederzeit im Bestellbildschirm herunterladen.

Zahlungserinnerungen (Mahnwesen) PRO

Aktivieren Sie unter Settings → Automation → Payment reminders automatische Erinnerungen für überfällige, festgeschriebene Rechnungen mit drei konfigurierbaren Stufen (Standard 7, 14 und 21 Tage überfällig). Wird einmal täglich geprüft; gilt nur für festgeschriebene, unbezahlte Rechnungen nach Ablauf des Zahlungsziels. Hat der Zahlungsstatus-Abgleich (unten) die Rechnung bereits als in Lexware Office bezahlt erkannt, wird keine weitere Erinnerung gesendet – auch wenn Sie den WooCommerce-Bestellstatus selbst noch nicht aktualisiert haben.

Zahlungsstatus-Abgleich PRO

Zweimal täglich prüft das Plugin, ob Lexware Office eine festgeschriebene Rechnung bereits als bezahlt anzeigt, und fügt in diesem Fall eine Bestellnotiz hinzu.

Status aktualisieren

Der im Bestellbildschirm angezeigte Rechnungsstatus (Entwurf/festgeschrieben) wird einmalig im Moment der Rechnungserstellung gespeichert. Wird ein Entwurf direkt in Lexware Office festgeschrieben statt über dieses Plugin, wird diese Änderung nicht automatisch bemerkt.

• Manuell (Free und Pro) — eine Schaltfläche „Refresh invoice status“ im Bestellbildschirm prüft die Rechnung erneut und aktualisiert den gespeicherten Status/die Nummer.
• Automatisch (Pro) — der Cron für den Zahlungsstatus-Abgleich durchsucht zusätzlich Bestellungen, die noch als „draft“ markiert sind, und aktualisiert sie zweimal täglich.

Gutschriften PRO

Sobald eine Rechnung existiert, nutzen Sie im Bestellbildschirm „Create credit note (full amount)“, um dazu eine Gutschrift in Lexware Office auszustellen.

• Manuell (Standard) — eine WooCommerce-Rückerstattung bedeutet nicht immer, dass auch eine Gutschrift auf dieselbe Weise ausgestellt werden soll, daher passiert ohne die Option unten automatisch nichts.
• Automatisch (opt-in) — aktivieren Sie „Automatically create a credit note when an order is refunded“ unter Settings → Automation. Jede Rückerstattung (vollständig oder teilweise) erzeugt ihre eigene Gutschrift über deren eigenen Betrag; eine zweimal erstattete Bestellung erhält zwei Gutschriften. Gilt nur für Bestellungen, die bereits eine Lexware-Rechnung haben.

Für einen Teilbetrag erstellen Sie die Gutschrift direkt in Lexware Office, oder nutzen Sie den Filter nota_inv_credit_note_payload, um Betrag und Positionsbeschreibung vor dem Versand anzupassen.

Compliance-Export PRO

Unter Settings → Diagnostics lässt eine Karte „Compliance export” eine CSV-Datei mit jeder Bestellung herunterladen, die eine festgeschriebene Lexware-Office-Rechnung hat – Rechnungsnummer, Status, E-Rechnungsformat, Beträge, Zahlungsdatum und etwaige Gutschriften – für einen gewählten Zeitraum oder alle.

• Basiert vollständig auf bereits lokal gespeicherten Daten – es wird keine Anfrage an Lexware Office gesendet, daher funktioniert es auch bei einem großen Zeitraum sofort.
• Nur festgeschriebene Rechnungen werden einbezogen; Entwürfe sind noch nicht gebucht und würden einen Prüfbericht unübersichtlich machen.

Einstellungsübersicht

WooCommerce → Lexware Invoices ist in folgende Bereiche gegliedert:

• Connection — API-Schlüssel, Speichern und Verbindung testen.
• When to create invoices — Auslöse-Status (Pro), Dokumentmodus (Entwurf/festgeschrieben).
• Invoice content — Sprache, Mehrsprachigkeitserkennung, Zahlungsziel, Leistungsdatum-Verschiebung, Versand als Position, Titel-/Einleitungs-/Schlusstext.
• Automation (Pro) — PDF-Zustellung, Zahlungserinnerungen, Zahlungsstatus-Abgleich.
• Diagnostics — Bestellnotizen, Testmodus, Protokollierung, Deinstallationsverhalten.

Problembehandlung

• „No Lexware Office API key has been configured yet“ — das Schlüsselfeld ist leer oder wurde nicht gespeichert. Tragen Sie den Schlüssel erneut ein und klicken Sie auf Save and test connection.
• Eine Bestellung wird ohne sichtbaren Fehler nicht berechnet — prüfen Sie die Währung der Bestellung. Lexware Office unterstützt bei Rechnungen nur EUR; andere Währungen werden bewusst übersprungen, der Grund wird im Log vermerkt.
• Warnung zur Steuerkonfiguration — Ihr Shop und Ihr Lexware Office-Konto sind sich bei OSS/Bestimmungsland-Umsatzsteuer uneinig. Siehe „Lexware Office-Konto verbinden“ weiter oben.
• Entwurf wird nicht per E-Mail versendet oder kann nicht als PDF heruntergeladen werden — beides erfordert eine festgeschriebene Rechnung; für Entwürfe gibt es in Lexware Office kein PDF-Dokument.
• Rate limit / 429-Fehler — der API-Client drosselt Anfragen bereits selbst und wiederholt sie mit Backoff; sehen Sie bei einem großen Massenimport dauerhaft 429-Fehler, lassen Sie ihn weiterlaufen — er ist darauf ausgelegt, das Limit über die Zeit einzuhalten.
• Wo Sie nachsehen können — der Bestellbildschirm zeigt den letzten Fehler dieser Bestellung im Lexware Office-Panel. Vollständige Logs finden Sie unter WooCommerce → Status → Logs, Quelle „nota-invoice-sync“.